De gevaren van Excel

Ik kom regelmatig bij bedrijven die Excel gebruiken om processen binnen hun bedrijf te automatiseren. Vaak was dit geen vooropgezet plan, maar is het in de loop der tijd wel zo gegroeid. Excel kan een hele hoop. Met een stukje VBA (Visual Basic for Applications) kunt u formules en logica programmeren en met de data tools kunt u koppelen met databases. U heeft alle tools ter beschikking om ingewikkelde "applicaties" te schrijven. Maar omdat het kan betekent het niet dat u dit ook moet doen.

Tekortkomingen van Excel

Zelf gebruik ik ook Excel, maar hoe mooi het ook is, het is niet bedoeld om ingewikkelde applicaties in te programmeren. Wanneer applicaties groter en ingewikkelder worden, is het vaak van belang dat meerdere mensen kennis hebben van een dergelijk systeem en deze samen uitbouwen. Excel heeft niet de tooling om samen aan één sheet te kunnen werken. Ik zie bij dergelijke Excel bestanden dus ook vaak dat één persoon hiervoor verantwoordelijk is en verder eigenlijk niemand weet hoe ze werken. Het kan zo dus de groei van uw bedrijf in de weg gaan staan.

Daarnaast is versiebeheer ook niet mogelijk. Met programmeertalen kunnen wij zien wie wat wanneer heeft aangepast en, indien nodig, zulke aanpassingen terugdraaien. Met Excel zie ik vaak dat mensen v1 of v2 van een sheet gebruiken. Het verspreiden van nieuwe versies gebeurt handmatig en gebruikers moeten dan ook echt de nieuwe versie pakken. Het is dan ook bijna niet te voorkomen dat er uiteindelijk meerdere versies van dezelfde sheet in omloop zijn. Dit brengt risico's met zich mee op het gebied van veiligheid en (data) integriteit.

Daarnaast is een Excel sheet ook maar gewoon dat, een sheet. Het is niet één systeem waar iedereen mee werkt. Hoewel het mogelijk is om één database te koppelen gebeurt dit in de praktijk zelden tot nooit. Dit komt omdat de mensen die beginnen met zo'n sheet vaak zelf niet technisch onderlegd zijn en dus geen verstand hebben van dit soort oplossingen. Het resultaat is dan ook vaak, met alle respect voor het harde werk en behaalde resultaat, "houtje touwtje".

De risico's voor uw business

Excel gebruiken voor de automatisering van uw bedrijf is dus niet geheel zonder risico's. Zo is het in Excel makkelijk om tijdens de ontwikkeling fouten te maken. Excel mist de gereedschappen die programmeertalen en omgevingen wel hebben. Hierdoor is het in Excel lastiger om ingewikkelde applicaties te ontwikkelen en onderhouden. Dit wordt nog ingewikkelder wanneer iemand die nog niet bekend is met het Excel bestand de ontwikkeling over moet nemen. Zo wordt het steeds lastiger een Excel applicatie uit te breiden en de kans op fouten wordt steeds groter. Het onderhoud van een Excel applicatie kan dan een dure aangelegenheid worden.

Ook voor gebruikers van een Excel sheet is het makkelijk om fouten te maken. Tenzij de ontwikkelaar van een sheet alles netjes op slot heeft gezet kan een gebruiker cellen wijzigen die daar niet voor bedoeld zijn. Of waarden ingeven die niet kloppen. In het ergste geval verwijdert een gebruiker iets wat niet had gemoeten en bent u zo data kwijt. Dit heb ik onlangs nog in een demo zien gebeuren. Gelukkig was die gebruiker scherp en wist hij zijn fout te herstellen.

Daarnaast worden Excel bestanden vaak ad-hoc aangepast. Niemand heeft overzicht wat er met zo'n bestand gebeurt. Zeker wanneer versiebeheer niet op orde is kan iemand zomaar wat aanpassen zonder dat de eindverantwoordelijke hier weet van heeft. Ook dit heb ik onlangs nog zien gebeuren.

Transparantie

Excel is niet transparant. Complete formules en bedrijfslogica zijn gevangen in specifieke cellen waar je maar net weet van moet hebben. De formules zelf zijn ook onleesbaar. Zo leest u niet "winst = omzet - kosten" (zoals in programmeertalen wel mogelijk is), maar bijvoorbeeld "=C5-G7". Dit is nog een simpel te achterhalen formule, maar wanneer een formule wel 10 variabelen heeft die verspreid staan op verschillende sheets, dan kost het een hoop tijd om te achterhalen wat zo'n formule doet. Onlangs zei iemand nog tegen mij "daar ben ik dagen op aan het puzzelen geweest!"

Uiteraard is het prima mogelijk om uw Excel sheets te vangen in software. Dit is een investering die zich vrijwel zeker gaat terugverdienen. Misschien is er al iets op de markt wat doet wat u in Excel doet of misschien kunt u iets laten bouwen.

Voor advies over het vervangen van uw Excel bestanden kunt u terecht bij JUUN Software. Wij kijken of u terecht kunt met standaard oplossingen of met maatwerk software. Benieuwd wat maatwerk software kan en doet? U leest het in onze blog: Maatwerk software, wat is dat?