Wat zijn de kosten van maatwerk software?

Klanten hebben vaak het idee dat maatwerk software een dure aangelegenheid is. Hoe duur maatwerk software is bepaalt u voor een deel zelf. Zeker kleinere projecten hoeven echt niet zo duur te zijn als vaak wordt gedacht. Ik heb zelf projecten gedaan van een paar duizend euro, maar ik heb ook op projecten gezeten van miljoenen euros. Ik kan u natuurlijk nu niet vertellen wat uw volgende project u gaat kosten, maar in deze blog geef ik u een idee waar de kosten in gaan zitten en hoe u hier zelf op kunt besparen.

Allereerst wil ik er op wijzen dat een goed IT project zichzelf op den duur terug verdient. Dit kan bijvoorbeeld doordat automatisering de productie van uw bedrijf vergroot, u af kunt met minder mensen of u nu meer tijd heeft voor andere zaken.

Eenmalig werk

Het grote verschil tussen kant en klare standaard software en maatwerk, is dat maatwerk slechts één keer verkocht kan worden. De volledige kosten zullen dus aan u doorberekend worden.

Voor andere software, die wel vaker verkocht kan worden, deelt u de kosten met andere kopers. Ook daar is de rekensom natuurlijk niet kosten / kopers. Als u een pakket als Microsoft Office bijvoorbeeld zelf laat maken bent u misschien wel tonnen (of zelfs miljoenen) kwijt terwijl u het ook voor €8,80 per gebruiker per maand kunt krijgen. Het verschil is natuurlijk wel dat miljoenen mensen gebruik maken van Microsoft Office waardoor de ontwikkelkosten alsnog (ruim) terugverdiend worden.

Waarom u dan toch voor maatwerk kunt kiezen leggen ik uit in mijn andere blog: Maatwerk software, wat is dat?

Waar gaan de kosten in zitten?

De kosten van maatwerk software gaan in een aantal dingen zitten. Ten eerste, het opstellen van de specificaties. Wij moeten uitzoeken wat u precies wilt aan functionaliteit, hoe dat er uit moet zien en eventueel welke technieken hierbij gebruikt moeten worden. U wilt bijvoorbeeld een formulier om onderweg (bij de klant) gegevens in te geven op iPhone of Android waarna op kantoor rapportage gedraaid kan worden op een Windows computer.

Daarna zullen wij dit moeten gaan bouwen. Naast de ontwikkelkosten zijn er ook kosten voor randzaken zoals het bespreken hoe wij dit (technisch) op gaan lossen, het opzetten van een omgeving waarin wij deze software kunnen gaan draaien (cloud of lokaal) en het inregelen van geautomatiseerde software builds, tests en releases.

Niet te onderschatten zijn eventuele kosten die voortvloeien uit communicatie met derden. Als wij moeten koppelen aan bestaande systemen die niet algemeen gebruikt worden of bekend zijn en slecht gedocumenteerd zijn, dan kan er heel veel tijd gaan zitten in de afstemming met zulke partijen. Zo ben ik onlangs nog uren kwijt geweest aan het aanleveren van test data, het plegen van telefoontjes en het sturen van emails omdat een derde partij op één klein punt afweek van hun eigen documentatie. De doorlooptijd heeft hierdoor ruim een maand vertraging opgelopen.

Hoe kunt u besparen?

Uiteraard is het mogelijk om te besparen op kosten. Waar vaak veel tijd en dus geld in gaat zitten is het aanpassen van specificaties. Als u bijvoorbeeld aangeeft dat u een Android applicatie wilt, maar achteraf moet het toch ook maar op iPhone werken dan kijkt u wellicht aan tegen dubbele kosten. Als deze wens van tevoren duidelijk was dan was er voor een andere technologie gekozen.

Of, simpeler, u wilt een lijstje gesorteerd op naam. Na oplevering wilt u toch liever sorteren op datum. Een dag later belt u terug, doe maar op datum en daarbinnen op naam. Na een paar dagen besluit u dat naam toch het makkelijkst was. Dat zijn drie kleine wijzigingen waar u uiteindelijk toch weer een uur voor betaalt en uiteindelijk bent u weer terug bij af. Dit komt vaker voor dan u misschien denkt en vaak blijft het ook niet bij een uur.

De grootste kostenpost is als u iets laat maken wat u uiteindelijk niet nodig heeft. Ik heb zelfs meegemaakt dat de ene manager het project van de ander liet afvoeren omdat deze geen toestemming had gegeven. Een maand werk door een team van vier, per uur betaald, zo in de prullenbak.

Als laatste optie om kosten te besparen kunt u overwegen om functionaliteit te schrappen of op een later tijdstip toe te voegen. Het gaat dan natuurlijk niet om de zaken die u echt nodig heeft, maar om de "nice to haves".

Uit bovenstaande maakt u misschien al op dat hoe beter u van tevoren weet wat u wilt, hoe makkelijker u het ons maakt en hoe goedkoper het voor uzelf is.

Doe niet alles zelf

U hoeft ook niet alles op maat te laten maken. Stel, u wilt een nieuw op maat gemaakt pakket, inclusief uitgebreide CRM mogelijkheden. U kunt nu bijvoorbeeld Microsoft Dynamics CRM aanschaffen voor €50 per gebruiker per maand. Het is uiteindelijk goedkoper om te koppelen met een kant en klaar CRM pakket dan om het helemaal zelf te gaan maken. Uiteindelijk gaat het er om dat u ook niet het wiel opnieuw uitvindt.

Wilt u maatwerk software laten maken en kent u iemand wie ook met (een deel van) dezelfde software geholpen zou zijn? Laat het ons weten en dan kan er zo maar weer een deel van de prijs af.

JUUN Software denkt graag mee met uw projecten waarbij wij uiteraard rekening houden met uw budget. Interesse wat wij voor u kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op met info@juunsoftware.nl.